Diese Checkliste behandelt das Formular W-8BEN für Privatpersonen. Wenn du ein US-Depot für eine vermögensverwaltende GmbH, UG oder juristische Person führst, benötigst du das 8-seitige Formular W-8BEN-E. Eine vollständige Zeile-für-Zeile Anleitung findest du hier: W-8BEN-E Ausfüllhilfe für GmbH und UG →
Die kurze Antwort: Im W-8BEN trägst du als Privatperson nur sieben Dinge ein: Name, Staatsangehörigkeit, Adresse, deine Steuer ID als Foreign Tax Identifying Number, dein Geburtsdatum, Germany in Zeile 9 und deine Unterschrift. Die Zeilen 4, 5 und 10 bleiben leer. Dann behält die USA auf Dividenden 15% statt 30% ein, drei Kalenderjahre lang.
Kompakte Übersicht aller amtlichen IRS Zeilen, Feldbezeichnungen, Musterangaben für Deutschland und Österreich sowie Broker Checkliste auf einen Blick.
Du hast deine ersten US Aktien gekauft. Apple, Microsoft, vielleicht Realty Income wegen der monatlichen Dividende. Und dann poppt beim Broker ein Hinweis auf: Bitte W-8BEN bestätigen. Ein englisches Formular der US Steuerbehörde, voller Begriffe wie Beneficial Owner und Chapter 3.
Die meisten klicken an dieser Stelle einfach durch. Oder sie brechen ab und vergessen es. Beides kostet Geld. Ohne gültiges Formular gehen von jeder US Dividende 30% an die USA, und die Hälfte davon bekommst du in Deutschland nicht angerechnet.
Ehrlich gesagt: Das Formular ist viel harmloser, als es aussieht. Es hat eine Seite, und für einen Anleger mit Wohnsitz in Deutschland sind nur sieben Felder relevant. Ich gehe sie hier alle mit dir durch, auf Deutsch, mit einem ausgefüllten Beispiel. Danach weißt du genau, was wohin gehört.
Das Wichtigste in 60 Sekunden
- Wofür: Du bestätigst der USA, dass du keine US Person bist und in Deutschland steuerlich ansässig. Dafür gibt es den Satz aus dem Doppelbesteuerungsabkommen: 15% statt 30%.
- Zeile 6a: Deine Steuer ID mit 11 Ziffern. Nicht die Steuernummer vom Finanzamt.
- Zeile 9: Das Land, in dem du wohnst, also Germany. Nicht zwingend das Land deines Passes.
- Datum: Immer amerikanisch, Monat, Tag, Jahr. Der 30.09.26 wird zu 09-30-2026.
- Gültigkeit: Bis zum Ende des dritten Folgejahres. Unterschrift im Jahr 2026 heißt gültig bis 31.12.29.
- Wohin: An deinen Broker, nie an die US Steuerbehörde IRS.
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Musst du das W-8BEN überhaupt selbst ausfüllen?
Bei vielen deutschen Brokern bestätigst du das W-8BEN mit wenigen Klicks in der App, bei klassischen Banken läuft es oft automatisch. Das Papierformular brauchst du vor allem bei ausländischen Brokern und US Plattformen.
Die meisten deutschen Depotbanken arbeiten mit der IRS als sogenannter Qualified Intermediary zusammen. Sie kennen deine Adresse und deine Steuer ID ohnehin und dokumentieren deinen Status selbst. Trade Republic hinterlegt das W-8BEN im Regelfall automatisch für dich. Aktiv werden musst du dort nur, wenn du umziehst, eine weitere Staatsangehörigkeit annimmst oder Bezüge zu den USA bekommst. Scalable Capital hinterlegt es über die Baader Bank ebenfalls automatisch. Dort musst du nur aktiv werden, wenn du eine nicht-deutsche Staatsangehörigkeit hast: Dann verlangt die Baader Bank ein manuell unterschriebenes Formular. Die Felder sind dieselben wie auf dem Papier, nur schon vorausgefüllt.
Trotzdem lohnt es sich, das Formular zu verstehen. Aus drei Gründen:
- Du prüfst, was du bestätigst. Die vorausgefüllten Daten stammen aus deinen Stammdaten. Stimmt dort die Adresse nicht, stimmt auch das Formular nicht.
- Ausländische Broker wie Interactive Brokers fragen jedes Feld einzeln ab. Da musst du selbst wissen, was in Zeile 6a oder 9 gehört.
- Die Erneuerung. Nach drei Jahren läuft das Formular ab. Wer dann nicht reagiert, zahlt wieder 30%.
Welcher Broker das am elegantesten löst und was er für US Aktien kostet, vergleiche ich im Broker Vergleich für US Aktien. Welche Anbieter die Steuern direkt an das Finanzamt übermitteln, erfährst du in der Übersicht Welche Broker führen die Steuer automatisch ab?. Wenn du gerade erst anfängst, hilft dir meine Anleitung US Aktien kaufen in Deutschland beim Einstieg.
Das ausgefüllte W-8BEN auf einen Blick
So sieht ein korrekt ausgefülltes W-8BEN für eine Privatperson mit Wohnsitz in Deutschland aus. Gold markierte Felder füllst du aus, alles andere bleibt leer oder ist freiwillig.
Das ist wirklich alles. Das Formular hat drei Teile: Teil I sagt, wer du bist. Teil II beansprucht den Vorteil aus dem Doppelbesteuerungsabkommen. Teil III ist die Unterschrift. Mehr steckt nicht dahinter.
Das ist so, als würdest du im Hotel den Meldeschein ausfüllen. Name, Adresse, Geburtsdatum, Unterschrift. Nur dass der Meldeschein hier auf Englisch ist und dir 15 Prozentpunkte Steuern spart.
Teil I: Wer du bist (Zeilen 1 bis 8)
In Teil I trägst du Name, Staatsangehörigkeit, Wohnadresse, Steuer ID und Geburtsdatum ein. Die Zeilen 4 und 5 bleiben bei fast allen deutschen Anlegern leer, Zeile 7 ist freiwillig.
| Zeile | Was du einträgst |
|---|---|
| 1 Name of individual | Vor und Nachname wie im Ausweis |
| 2 Country of citizenship | Deine Staatsangehörigkeit, meist Germany |
| 3 Permanent residence address | Wohnadresse mit Straße, PLZ, Ort, Land Germany |
| 4 Mailing address | leer, nur bei abweichender Postanschrift |
| 5 U.S. TIN | leer, außer du hast eine SSN oder ITIN |
| 6a Foreign TIN | Deine Steuer ID, 11 Ziffern |
| 6b FTIN not required | nicht ankreuzen |
| 7 Reference number | freiwillig, etwa die Depotnummer |
| 8 Date of birth | Geburtsdatum als Monat, Tag, Jahr |
Zeile 1: Dein Name
Hier steht dein Name so, wie er in deinem Ausweis und in deinen Broker Stammdaten steht. Keine Spitznamen, keine Abkürzungen. Heißt du im Depot Maximilian, schreib nicht Max.
Zeile 2: Deine Staatsangehörigkeit
Das Land deines Passes. Für die meisten Leser also Germany. Bist du Österreicher und wohnst in München, steht hier Austria. Das ist wichtig, weil Zeile 9 später nach dem Wohnsitz fragt, und das kann ein anderes Land sein.
Zeile 3: Deine Wohnadresse
Die Adresse, unter der du in Deutschland steuerlich ansässig bist. Die IRS schreibt ausdrücklich: kein Postfach, keine c/o Adresse. Straße und Hausnummer in die erste Zeile, PLZ und Ort in die zweite, dahinter das Land ausgeschrieben, also Germany.
Zeile 4: Postanschrift
Nur ausfüllen, wenn deine Post an eine andere Adresse gehen soll. Für 99% der Anleger bleibt die Zeile leer.
Zeile 5: US Steuernummer
Die Social Security Number oder ITIN hast du nur, wenn du in den USA gearbeitet oder dort Steuern gezahlt hast. Dann trägst du sie ein. Alle anderen lassen die Zeile leer. Die IRS verlangt für den Abkommenssatz entweder eine US Nummer in Zeile 5 oder die ausländische Steuernummer in Zeile 6a. Die deutsche reicht völlig.
Zeile 6a: Steuer ID als Foreign Tax Identifying Number
In Zeile 6a gehört deine persönliche Steuer Identifikationsnummer mit 11 Ziffern. Nicht die Steuernummer, die sich bei einem Umzug ändern kann. Die Steuer ID bekommst du einmal im Leben und behältst sie.
Genau an dieser Zeile scheitern die meisten. Die englische Bezeichnung Foreign Tax Identifying Number, kurz FTIN, klingt nach etwas, das man extra beantragen müsste. Muss man nicht. Aus Sicht der USA bist du der Ausländer, also ist deine deutsche Steuer ID die Foreign TIN.
In Deutschland gibt es zwei Nummern, und die werden ständig verwechselt:
| Nummer | Aufbau | Richtig für 6a? |
|---|---|---|
| Steuer Identifikationsnummer | 11 Ziffern, lebenslang gleich | Ja |
| Steuernummer | vom Finanzamt, ändert sich beim Umzug | Nein |
| Umsatzsteuer ID | beginnt mit DE, nur für Unternehmer | Nein |
Wo findest du sie? Auf deinem letzten Einkommensteuerbescheid, auf der Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber und meist auch auf deiner Gehaltsabrechnung. Dein Broker hat sie übrigens auch schon, weil er sie für den Freistellungsauftrag braucht.
Zeile 6b kreuzt du nicht an. Das Kästchen ist für Menschen aus Ländern, die gar keine Steuernummern vergeben. Deutschland gehört nicht dazu.
Für Österreicher: In Österreich ist die Steuernummer vom Finanzamt die übliche Kennung für Privatpersonen. Wohnst du in Österreich, trägst du die ein und in Zeile 9 Austria. Der Satz auf Dividenden ist dort ebenfalls 15%.
Zeile 7 und 8: Referenz und Geburtsdatum
Zeile 7 kannst du leer lassen oder deine Depotnummer eintragen. In Zeile 8 gehört dein Geburtsdatum, und zwar im amerikanischen Format: erst der Monat, dann der Tag, dann das Jahr.
Das Datumsformat ist die heimtückischste Stelle im ganzen Formular. Die IRS gibt sogar ein Beispiel: Geboren am 15. April 1956 wird zu 04-15-1956. Wer 15-04-1956 schreibt, hat einen 15. Monat erfunden. Bei Tagen bis zum 12. ist es noch schlimmer: Der 05.03.1985 wird ohne Fehlermeldung als 3. Mai gelesen.
Teil II: Zeile 9 und 10, der eigentliche Steuervorteil
In Zeile 9 trägst du das Land ein, in dem du steuerlich wohnst, also Germany. Das ist die Zeile, die dir die 15% bringt. Zeile 10 bleibt bei Dividenden leer.
Zeile 9 ist der Kern des Formulars. Mit ihr bestätigst du, dass du im Sinne des Doppelbesteuerungsabkommens in Deutschland ansässig bist. Das Abkommen senkt die US Quellensteuer auf Dividenden für Privatpersonen auf 15%. Mehr dazu und warum es überhaupt eine Quellensteuer gibt, erkläre ich in meinem großen Ratgeber zur Quellensteuer USA.
Entscheidend ist der Wohnsitz, nicht der Pass. Der Österreicher in München schreibt in Zeile 2 Austria und in Zeile 9 Germany. Die Deutsche in Wien schreibt in Zeile 2 Germany und in Zeile 9 Austria.
Zeile 10 lässt du leer. Die IRS schreibt, dass diese Zeile für Dividenden und Zinsen in der Regel nicht gilt. Sie ist für Sonderfälle gedacht, etwa Studenten mit US Stipendium oder Lizenzgebühren mit unterschiedlichen Sätzen. Viele alte Vorlagen im Netz tragen hier einen Artikel des Abkommens ein. Das ist bei normalen Aktien schlicht unnötig und führt eher zu Rückfragen.
Teil III: Unterschrift und Datum
Du kreuzt das Kästchen an, dass du unterschreiben darfst, unterschreibst, schreibst das Datum im US Format und deinen Namen in Druckbuchstaben. Beim Broker ersetzt ein Klick auf Bestätigen die Unterschrift.
Mit der Unterschrift versicherst du drei Dinge: Du bist der wirtschaftliche Eigentümer der Erträge. Du bist keine US Person. Und du wohnst in dem Land aus Zeile 9. Außerdem verpflichtest du dich, innerhalb von 30 Tagen ein neues Formular einzureichen, wenn eine Angabe falsch wird.
Keine US Person heißt: kein US Pass, keine Green Card und kein langer Aufenthalt in den USA, der dich dort steuerpflichtig macht. Hast du einen US Pass, auch als Doppelstaatler, ist das W-8BEN das falsche Formular. Dann wäre es das W-9, und das ist ein ganz anderes Thema.
Wie lange das W-8BEN gilt und wann du erneuern musst
Das W-8BEN gilt ab der Unterschrift bis zum 31. Dezember des dritten Folgejahres. Ein Umzug innerhalb Deutschlands macht es nicht ungültig, ein Wegzug ins Ausland schon.
| Unterschrieben im Jahr | Gültig bis |
|---|---|
| 2024 | 31.12.27 |
| 2025 | 31.12.28 |
| 2026 | 31.12.29 |
| 2027 | 31.12.30 |
Das bedeutet auch: Wer im Januar unterschreibt, hat fast vier Jahre Ruhe. Wer im Dezember unterschreibt, gut drei. Wann genau du es tust, ist also fast egal. Wichtig ist nur, dass du die Erneuerung nicht verpasst.
Wann musst du vorher ein neues Formular einreichen? Die IRS nennt das Change in Circumstances. Für deutsche Anleger heißt das praktisch:
- Umzug innerhalb Deutschlands: kein neues Formular nötig. Aktualisiere trotzdem deine Adresse beim Broker.
- Wegzug in ein anderes Land: neues Formular innerhalb von 30 Tagen, mit dem neuen Land in Zeile 9.
- Namensänderung, etwa durch Heirat: neues Formular, weil Zeile 1 nicht mehr stimmt.
- Du wirst US Bürger oder bekommst eine Green Card: W-8BEN ist ab dann das falsche Formular.
Trag dir das Ablaufdatum jetzt in den Kalender ein, am besten mit einer Erinnerung zwei Monate vorher. Viele Broker erinnern dich zwar, aber verlassen solltest du dich darauf nicht.
So prüfst du, ob das W-8BEN wirkt
Schau auf deine nächste Dividendenabrechnung. Steht dort eine US Quellensteuer von 15% des Bruttobetrags, passt alles. Stehen dort 30%, fehlt das Formular oder es ist abgelaufen.
Ein Beispiel mit 100 $ Dividende. Mit gültigem W-8BEN behält die USA 15 $ ein. In Deutschland werden auf die 100 $ zwar 25% Abgeltungsteuer fällig, die 15 $ werden aber angerechnet. Es bleiben 10 $ plus Soli. Ohne Formular behält die USA 30 $ ein, angerechnet werden trotzdem nur 15 $.
| Von 100 $ US Dividende | Mit W-8BEN | Ohne |
|---|---|---|
| US Quellensteuer | 15,00 $ | 30,00 $ |
| Deutsche Steuer netto | 10,55 $ | 10,55 $ |
| Bleibt übrig | 74,45 $ | 59,45 $ |
Das sind 20% weniger Nettodividende, nur wegen eines Formulars. Bei 2.000 € Dividenden im Jahr fehlen dir ohne W-8BEN rund 300 €. Wie viel bei deinen Dividenden netto ankommt, rechnet dir mein Dividenden Netto Rechner aus.
Gut zu wissen: Auch bei REITs wie Realty Income gelten für dich als Privatanleger 15%. Nur bei bestimmten Sonderausschüttungen oder einer falschen Einstufung der Zahlung durch den Broker siehst du trotz gültigem Formular manchmal zunächst 30%. Das liegt dann nicht an deinem Formular. Wie das zustande kommt und wie du dir die Differenz zurückholst, steht im Ratgeber zur Quellensteuer USA.
Die sieben häufigsten Fehler beim W-8BEN
Fast alle Probleme mit dem W-8BEN entstehen an denselben sieben Stellen. Wenn du die kennst, geht es beim ersten Mal durch.
- Steuernummer statt Steuer ID in Zeile 6a. Die Steuernummer vom Finanzamt ist die falsche Nummer. Richtig ist die Steuer ID mit 11 Ziffern.
- Deutsches Datumsformat. 15.04.1985 statt 04-15-1985. Das gilt für das Geburtsdatum und für das Datum der Unterschrift.
- Staatsangehörigkeit in Zeile 9. In Zeile 9 gehört der Wohnsitz, nicht der Pass.
- Zeile 10 ausgefüllt. Bei normalen Dividenden unnötig. Wer hier Artikel und Prozentsätze einträgt, erzeugt Rückfragen.
- Postfach als Adresse. Die IRS akzeptiert in Zeile 3 kein Postfach und keine c/o Adresse.
- Das Formular an die IRS geschickt. Das W-8BEN geht an den Broker oder den Zahler. Das steht sogar oben auf dem Formular.
- Ablauf verpasst. Nach drei Kalenderjahren ist Schluss. Dann gibt es wieder 30%, bis du erneuerst.
Freiberufler, YouTuber und Autoren: Wenn US Firmen dir Geld zahlen
Auch wenn Amazon, YouTube oder ein US Kunde dir Geld überweist, ist das W-8BEN für Privatpersonen und Einzelunternehmer das richtige Formular. Die Zeilen füllst du genauso aus.
Für Dienstleistungen, die du in Deutschland erbringst, fällt keine US Quellensteuer an. Bei Lizenzeinnahmen, etwa aus Büchern oder Musik, kann eine Angabe in Zeile 10 nötig sein, wenn die Plattform danach fragt. Die Plattformen führen dich dabei meist durch einen eigenen Fragebogen.
Hast du eine GmbH oder UG, gilt ein anderes Formular. Alle Zeilen dafür erkläre ich in meiner W-8BEN-E Ausfüllhilfe für GmbH und UG.
Earnings, Dividenden und KI: Warum jetzt ein guter Zeitpunkt ist
Die US Quartalssaison im Oktober bringt die nächsten Dividendenbeschlüsse. Wer sein W-8BEN jetzt prüft, hat für die Ausschüttungen danach alles sauber.
Microsoft, Alphabet und Apple melden Ende Oktober ihre Zahlen, Nvidia Mitte November. Visa legt die jährliche Dividendenerhöhung traditionell mit den Jahreszahlen Ende Oktober vor. Wenn die erste Ausschüttung nach den Zahlen mit 30% statt 15% abgerechnet wird, ist das Geld erstmal weg. Bereits einbehaltene Steuer korrigiert der Broker nur in manchen Fällen nachträglich.
Und KI? Tools wie ChatGPT oder Claude übersetzen dir das Formular in Sekunden, und das ist wirklich praktisch, um die englischen Begriffe zu verstehen. Aber sie kennen weder deine Steuer ID noch deinen Wohnsitz. Gerade bei Zeile 6a und Zeile 9 solltest du selbst prüfen, was drinsteht. Eine KI verwechselt Steuernummer und Steuer ID genauso gern wie wir Menschen.
Wer auf wachsende Dividenden setzt, profitiert vom Formular übrigens am meisten. Bei den Dividenden Aristokraten aus den USA macht der Unterschied zwischen 15% und 30% über zehn Jahre schnell einen vierstelligen Betrag aus.
Mein Fazit zum W-8BEN
Das W-8BEN ist eine Seite, sieben Felder und fünf Minuten Arbeit. Der Lohn sind 15 Prozentpunkte weniger US Quellensteuer auf jede Dividende, drei Kalenderjahre lang.
Merk dir drei Dinge: In Zeile 6a gehört die Steuer ID, nicht die Steuernummer. In Zeile 9 steht dein Wohnsitz, nicht dein Pass. Und jedes Datum schreibst du amerikanisch, Monat zuerst. Dann kann eigentlich nichts schiefgehen.
Und dann: Ablaufdatum in den Kalender, erste Dividendenabrechnung prüfen, fertig. Damit du nichts vergisst, kannst du dir die Checkliste als PDF schicken lassen.
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*Diese Anleitung ist keine Steuerberatung. Sie beschreibt den typischen Fall einer Privatperson mit Wohnsitz in Deutschland ohne US Staatsangehörigkeit. Stand: 30.09.26.*
Häufige Fragen zum W-8BEN
Was trage ich beim W-8BEN als Foreign Tax Identifying Number ein?
Deine deutsche Steuer Identifikationsnummer mit 11 Ziffern. Du findest sie auf dem Einkommensteuerbescheid oder der Lohnsteuerbescheinigung. Die Steuernummer vom Finanzamt ist die falsche Nummer, das Kästchen 6b kreuzt du nicht an.
Muss ich das W-8BEN bei meinem deutschen Broker ausfüllen?
Bei Trade Republic nicht: Die Bank hinterlegt das W-8BEN im Regelfall automatisch. Aktiv werden musst du nur, wenn du umziehst, eine weitere Staatsangehörigkeit annimmst oder Bezüge zu den USA bekommst. Bei Scalable Capital hinterlegt die Baader Bank es automatisch, du musst nur bei nicht-deutscher Staatsangehörigkeit ein unterschriebenes Formular nachreichen. Lies dazu auch unsere Anleitungen für Flatex, ING und Comdirect. Viele klassische Banken dokumentieren deinen Status automatisch. Ausländische Broker wie Interactive Brokers fragen jedes Feld einzeln ab.
Welches Land gehört in Zeile 9 des W-8BEN?
Das Land, in dem du steuerlich wohnst. Für Anleger mit Wohnsitz in Deutschland ist das Germany, auch wenn du einen anderen Pass hast. Die Staatsangehörigkeit gehört in Zeile 2.
Wie schreibe ich das Datum im W-8BEN?
Im amerikanischen Format: Monat, Tag, Jahr. Der 15. April 1985 wird zu 04-15-1985. Das gilt für das Geburtsdatum in Zeile 8 und für das Datum der Unterschrift.
Wie lange ist das W-8BEN gültig?
Ab der Unterschrift bis zum 31. Dezember des dritten Folgejahres. Unterschreibst du 2026, gilt es bis 31.12.29. Ein Umzug innerhalb Deutschlands ändert daran nichts, ein Wegzug ins Ausland schon.
Was passiert ohne W-8BEN?
Die USA behalten 30% statt 15% der Dividende ein. In Deutschland werden trotzdem nur 15% angerechnet. Von 100 $ Dividende bleiben dir dann 59,45 $ statt 74,45 $.
Quellen
- IRS: About Form W-8BEN, aktuelle Fassung Rev. October 2021, abgerufen am 30.09.26
- IRS: Instructions for Form W-8BEN (Rev. 10/2021), abgerufen am 30.09.26
- IRS: Formular W-8BEN als PDF, abgerufen am 30.09.26
- Abkommen zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten von Amerika zur Vermeidung der Doppelbesteuerung, Artikel 10 (Dividenden)