Dein 1-Seiten-Guide: W-8BEN-Status prüfen, 15% in der Abrechnung erkennen, Erneuerung nie wieder vergessen.
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W-8BEN Checkliste 2025: 15% statt 30% US-Quellensteuer – So stellst du es richtig ein
Prüfe in 2 Minuten, ob dein W-8BEN korrekt hinterlegt ist
Erkenne sofort, ob 15% oder 30% abgezogen wurden
Setze den richtigen Erneuerungs-Reminder
Die W-8BEN Checkliste hilft dir, die US-Quellensteuer korrekt einzurichten und 15% statt 30% zu zahlen. Als deutscher Investor mit US-Aktien oder US-ETFs musst du das W-8BEN-Formular bei deinem Broker hinterlegen,sonst zahlst du doppelt so viel Quellensteuer wie nötig.
Diese kostenlose W-8BEN Checkliste (PDF) zeigt dir in 4 einfachen Schritten, wie du:
– In 2 Minuten prüfst, ob dein W-8BEN korrekt hinterlegt ist
– Sofort erkennst, ob 15% oder 30% Quellensteuer abgezogen wurden
– Die richtige Erinnerung setzt (W-8BEN ist nur 3 Jahre gültig)
– Häufige Fehler vermeidest, die zu 30% Quellensteuer führen
Die Checkliste basiert auf 21 Jahren Investmenterfahrung und deckt alle gängigen deutschen Broker ab: Trade Republic, Scalable Capital, comdirect, Consorsbank und Interactive Brokers. Du erhältst das PDF sofort per E-Mail – völlig kostenlos.
Laut dem Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland-USA zahlst du mit korrekt hinterlegtem W-8BEN nur 15% US-Quellensteuer auf Dividenden. Ohne W-8BEN oder bei abgelaufenem Formular werden automatisch 30% einbehalten – eine vermeidbare Mehrbelastung von 15 Prozentpunkten.
Was beinhaltet die kostenlose W-8BEN Checkliste?
Die W-8BEN Checkliste ist eine 1-Seiten-PDF-Übersicht, die alle wichtigen Schritte zur korrekten Hinterlegung des W-8BEN-Formulars zusammenfasst. Sie ist besonders hilfreich, für deutsche Investoren, die US-Dividenden erhalten und die Quellensteuer von 30% auf 15% reduzieren möchten.
Die Checkliste enthält:
Schnellcheck (4 Punkte zum Abhaken):
– W-8BEN Formular beim Broker hinterlegt?
– Ablaufdatum notiert?
– Deutsche Steuer-ID eingetragen?
– Adresse = Stammdaten identisch?
4-Schritte-Anleitung:
1. Status prüfen (Broker → Steuern/Formulare)
2. Hinterlegen/erneuern (Name, Adresse, Steuer-ID, DBA-Artikel)
3. Abrechnung testen (nächste Dividende → 15% oder 30%?)
4. Dokumentieren (PDF sichern, Reminder setzen)
Troubleshooting-Bereich:
Was tun, wenn 30% statt 15% abgezogen wurden? Die Checkliste erklärt REIT-Sonderfälle und wie du deinen Broker kontaktierst.
Du kannst die W-8BEN Checkliste direkt auf dieser Seite als PDF herunterladen – sie wird sofort per E-Mail zugeschickt, nachdem du deine Adresse bestätigt hast.
⚠️ Achtung: Das Formular läuft nach 3 Jahren ab
Viele Anleger vergessen die Erneuerung, und dann passiert’s: Plötzlich werden wieder 30% einbehalten. Bei 10.000€ Dividenden im Jahr sind das 1.500€ Verlust. Einfach so. Deshalb hat die Checkliste ein Feld für dein Ablaufdatum, damit du rechtzeitig dran denkst.
Für wen ist diese W-8BEN Checkliste?
Diese Checkliste richtet sich an deutsche Privatanleger, welche US-Aktien direkt im Depot haben (Apple, Microsoft, Johnson & Johnson, etc.) oder US-domizilierte ETFs besitzen (z.B. Vanguard S&P 500 ETF) Aber auch für REITs Investoren, welche die Quellensteuer verstehen wollen.
Das Original Formular, falls du es benötigst, findest du auf der Webseite vom IRS. Aber Achtung, viele Broker stellen dir das Formular online zur Verfügung. Du füllst nur die Daten aus und unterschreibst digital.
Die meisten Broker erledigen das automatisch (aber nicht immer)
Hier die gute Nachricht: Trade Republic, Scalable Capital, ING, Consorsbank – eigentlich alle größeren deutschen Broker haben einen Deal mit der US-Steuerbehörde abgeschlossen. Nennt sich „Qualified Intermediary Agreement“, kurz QI. Klingt kompliziert, bedeutet aber einfach nur: Die reduzieren die Quellensteuer automatisch von 30% auf 15%, ohne dass du dafür das W-8BEN-Formular einreichen musst.
Heißt konkret: Solange du ein ganz normales Depot bei einer deutschen Bank hast und in Deutschland wohnst, läuft das von selbst. Du bekommst deine US-Dividende, 15% Quellensteuer werden abgezogen (statt 30%), fertig. Null Aufwand für dich.
Aber – und das ist wichtig – es gibt Ausnahmen.
In diesen Fällen funktioniert die automatische Reduzierung NICHT:
- Du hast eine ausländische Adresse bei deinem Broker hinterlegt (auch wenn du eigentlich in Deutschland wohnst)
- Du hast einen Dauerauftrag ins Ausland eingerichtet (z.B. regelmäßige Überweisung nach Spanien oder in die Schweiz)
- Du nutzt einen ausländischen Broker wie Interactive Brokers, Degiro oder ähnliche
- Dein Broker fragt explizit nach dem Formular (dann brauchst du’s natürlich auch)
In solchen Fällen wirst du vom System als „Auslandsperson“ eingestuft. Klingt absurd, ist aber US-Steuerrecht. Und dann musst du das W-8BEN doch manuell einreichen, sonst zahlst du die vollen 30%.
So checkst du, ob bei dir alles läuft:
Schau einfach in deine letzte Dividendenabrechnung. Steht dort „US-Quellensteuer: 15%“? Perfekt, dann ist das W-8BEN entweder automatisch hinterlegt oder dein Broker regelt das über das QI-Agreement.
Steht dort aber „US-Quellensteuer: 30%“? Dann läuft was schief, und du verlierst bei jeder Dividende bares Geld. In dem Fall: Checkliste runterladen und das Formular schnellstmöglich nachreichen.
Im Zweifelsfall (z.B. wenn du gerade erst angefangen hast zu investieren und noch keine Dividende bekommen hast): Ruf bei deinem Broker an oder schreib dem Support. Die können dir in 30 Sekunden sagen, ob dein W-8BEN hinterlegt ist oder ob du’s noch einreichen musst.
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Häufige Fragen zur W-8BEN Checkliste
Was ist das W‑8BEN und warum brauche ich es als deutscher Anleger?
Das W‑8BEN bestätigt gegenüber US‑Stellen, dass du in Deutschland steuerlich ansässig bist. Mit korrekt hinterlegtem W‑8BEN werden auf US‑Dividenden in der Regel nur 15% Quellensteuer einbehalten (statt 30%). So vermeidest du eine unnötige Mehrbelastung.
Wie senke ich mit dem W‑8BEN die US‑Quellensteuer von 30% auf 15%?
Du reichst das W‑8BEN bei deinem Broker ein (online möglich). Der Broker wendet dann den DBA‑Satz an und behält standardmäßig 15% ein. Ohne W‑8BEN (oder bei Ablauf) werden automatisch 30% einbehalten.
Wo reiche ich das W‑8BEN ein?
Direkt im Broker-Login unter Bereiche wie „Steuern“, „Formulare“ oder „W‑8BEN“. Viele Broker bieten das Formular digital an, inkl. elektronischer Signatur.
W‑8BEN, W‑8BEN‑E oder W‑9 – was brauche ich?
Als Privatperson außerhalb der USA nimmst du W‑8BEN. W‑8BEN‑E ist für Firmen, W‑9 für US‑Personen.
Muss ich das Formular an das IRS schicken?
Nein. Du gibst es nur bei deinem Broker ab, und er kümmert sich um den Rest.
Ich habe den Broker gewechselt – muss ich neu unterschreiben?
Ja. Das W‑8BEN ist brokerbezogen. Beim neuen Depot bitte erneut hinterlegen.
Wie lange ist das W-8BEN-Formular gültig?
Das Formular ist gültig für das Unterschriftsjahr plus drei weitere Kalenderjahre. Beispiel: Wenn du es am 15. März 2025 unterschreibst, läuft es am 31. Dezember 2028 ab. Danach musst du es erneuern, sonst zahlst du wieder 30%. Viele Leute vergessen das, ehrlich gesagt. Deshalb hat die Checkliste ein Feld, wo du dein Ablaufdatum eintragen kannst.
Muss ich das Formular bei jedem Broker neu einreichen?
Ja, leider. Jeder Broker braucht sein eigenes W-8BEN. Trade Republic, Scalable Capital, ING – alle separat. Das nervt, dauert aber nur 5 Minuten pro Broker. Die Checkliste hilft dir, nichts zu vergessen. Einmal pro Broker ausfüllen, drei Jahre Ruhe.
Was passiert, wenn ich das Formular nicht hinterlege?
Dann behält dein Broker automatisch 30% Quellensteuer ein statt 15%. Bei 1.000€ Dividenden im Jahr verlierst du 150€. Jedes Jahr. Das summiert sich schnell, ehrlich gesagt. Bei 10.000€ Dividenden über zehn Jahre sind das 15.000€ Verlust. Nur weil ein Formular fehlt.
Brauche ich das Formular auch für ETFs?
Kommt drauf an. Bei thesaurierenden ETFs ist das schon erledigt – der ETF selbst hat das W-8BEN beim US-Fiskus hinterlegt. Bei ausschüttenden US-ETFs regeln die meisten deutschen Broker das automatisch über das QI-Agreement (siehe oben). Aber bei US-Einzelaktien (Apple, Microsoft, Coca-Cola & Co.) brauchst du’s definitiv, wenn du nicht über einen deutschen QI-Broker handelst.
Kann ich das Formular selbst ausfüllen oder brauche ich einen Steuerberater?
Du kannst’s selbst ausfüllen, kein Problem. Das IRS-Formular sieht auf den ersten Blick kompliziert aus, ist aber für deutsche Privatanleger ziemlich simpel. Name, Adresse, Land, Steuernummer (deine deutsche Steuer-ID), Unterschrift – fertig. Die Checkliste zeigt dir genau, welche Felder wichtig sind und welche du leer lassen kannst.
Wo reiche ich das Formular ein – beim Finanzamt oder beim Broker?
Beim Broker. Nicht beim Finanzamt, nicht beim IRS. Du lädst das ausgefüllte Formular einfach in deinem Depot hoch (bei Trade Republic unter „Profil → Steuer → Steuerformulare“, bei Scalable ähnlich). Manche Broker wollen’s per E-Mail, andere haben ein Upload-Formular. Steht alles in der Checkliste.
Was ist der Unterschied zwischen W-8BEN und W-8BEN-E?
W-8BEN ist für natürliche Personen (also dich als Privatanleger). W-8BEN-E ist für juristische Personen – Unternehmen, GmbHs, Holdings. Wenn du Einzelaktien privat im eigenen Depot hältst, brauchst du immer das normale W-8BEN. Nur wenn du über eine Firma investierst (z.B. Vermögensverwaltende GmbH), dann W-8BEN-E.
Mein Broker sagt, ich brauche kein W-8BEN. Stimmt das?
Kann sein, wenn dein Broker ein Qualified Intermediary (QI) ist und du in Deutschland wohnst. Trade Republic, Scalable Capital, ING und die meisten anderen deutschen Broker regeln das automatisch. Aber: Check trotzdem deine Dividendenabrechnung. Wenn dort 30% abgezogen wurden statt 15%, dann stimmt was nicht und du solltest das Formular doch einreichen.
Was mache ich, wenn mein Broker das Formular ablehnt?
Häufigste Fehler: Unterschrift fehlt, Datum fehlt, Adresse stimmt nicht mit der im Depot überein, oder du hast versehentlich W-8BEN-E statt W-8BEN ausgefüllt. Die Checkliste hat einen Troubleshooting-Bereich, der die gängigsten Fehler abdeckt. Wenn’s trotzdem nicht klappt: Broker-Hotline anrufen, die helfen dir meistens sofort.
Kann ich die zu viel gezahlte Quellensteuer zurückholen?
Theoretisch ja, praktisch super nervig. Du müsstest beim IRS einen Rückerstattungsantrag stellen (Form 1040-NR), das dauert Monate bis Jahre und lohnt sich nur ab mehreren tausend Euro. Viel einfacher: W-8BEN vorher einreichen, dann wird von vornherein nur 15% abgezogen. Deshalb gibt’s die Checkliste.
Gilt das W-8BEN auch für kanadische oder britische Aktien?
Nein, nur für US-Wertpapiere. Kanada, Großbritannien, Schweiz – die haben alle ihre eigenen Quellensteuer-Regelungen. Das W-8BEN ist explizit ein Formular der US-Steuerbehörde IRS und gilt nur für US-Dividenden, US-Zinsen und US-Veräußerungsgewinne.
Muss ich das Formular jedes Mal neu ausfüllen, wenn ich eine neue US-Aktie kaufe?
Nein. Du reichst das W-8BEN einmal pro Broker ein, dann gilt’s für alle US-Wertpapiere in diesem Depot. Egal ob du eine oder hundert verschiedene US-Aktien kaufst – ein Formular reicht. Erst nach drei Jahren musst du’s erneuern (oder wenn sich deine Adresse/Steuersituation ändert).